术业格致  专享尊崇

　　会务管理的四个阶段
　　会务管理是一项计划性很强的系统工程，在公共关系活动管理中主要采用程序化的管理模式，除了体现专业管理的标准化、规范化外，程序化管理将有助于推进行动方案，落实管理的关键点，确保时间进程和事件进程的协调，同时也有利于工作质量的监控。
　　我们将会务管理分为准备 、冲刺、现场和最后四个主要阶段：

　　准备阶段
　　会务管理的准备阶段主要指活动计划确定后的启动和前期准备。这一阶段是整个活动的基础阶段，包括：
　　（1） 组建一个执行团队，确定一名负责人。该人员主要负责项目的管理、督导、监控。
　　（2） 根据行动方案和时间表，进行人员分工。各负其责，定期检查落实。
　　（3） 建立沟通协调机制。确保信息畅通，及时解决问题，并督导进程。
　　（4） 落实各种支持力量。与相关的支持力量签订分包协议，明确职责。
　　（5） 落实活动场所及其他申请手续。与活动场所签约，并确定现场活动流程和设备       等。
　　（6） 落实媒体联络、媒体邀请新闻撰写等事宜。
　　（7） 落实活动参与人员、现场准备各种文件材料、宣传品制作等事项。
　　准备阶段还应特别注意新闻媒体的预热以及与活动展开的节奏相协调。

　　冲刺阶段
　　会务管理的冲刺阶段主要工作内容包括嘉宾的落实，现场准备情况的检查以及现场演练等工作事宜。在冲刺阶段主要是不断完善行动方案，落实各项具体工作。
　　活动前一夜要对现场活动进程进行演练。
　　小型活动可以通过准备会的形式根据活动议程进行逐项检查，日程安排、出场人物、时间控制、主持人讲稿、活动道具等，这项工作中，我们主要借助活动程序表来进行检查。
　　大型活动（如新产品上市、大型会展活动等）到现场进行彩排。以检测参与人员的准备和现场表现，检测各种现场设备的使用和现场效果，检测活动时间的控制，发现现场可能出现的各种突发事件等。

　　现场阶段
　　现场活动时，众多外界公众要参与进来，并不知道具体的活动规则。因此在其进入现场时给与更多的指导，在入口处设立签到台和接待处，张贴活动程序，对VIP予以特别关注，注意活动期间的各种礼仪仪节等。
　　现场执行必须灵活、果断，因为许多不可控的因素存在，适时启用应急方案，在大型活动中适当安排“自由人”来充当联络人和协调人的角色。